Huishoudelijk reglement

Huishoudelijke reglement van het koor Bocanto Bocholt.
(aangepast 14 juni 2018)

Algemeen

  1. Het huishoudelijk reglement is vastgelegd om klaarheid te scheppen over de werking en regels van het koor.
  2. Het huishoudelijk reglement kan steeds gewijzigd worden door het bestuur.
  3. Het bestuur zal in onderling overleg steeds grondig nadenken over eventuele veranderingen of beslissingen.
  4. Het koor is een feitelijke vereniging, dus geen vzw.
  5. De repetities gaan door elke donderdag van 20u tot 22u,  in de De Steen te Bocholt.
  6. Een werkjaar loopt van half augustus tot en met einde juni.

Lidmaatschap

  1. Men kan bij Bocanto lid worden vanaf de leeftijd van 16 jaar tot…, indien men van zichzelf vindt dat men een goede stem heeft en voldoende motivatie om ons repertoire te kunnen beoefenen.
  2. Om lid te worden meldt men zich aan bij iemand van het bestuur. Er zullen dan afspraken worden gemaakt, zodat er opvang is voorzien op de eerste repetitie.
  3. Er wordt verwacht dat men de wekelijkse repetitie zo trouw mogelijk zal bijwonen.
  4. Partituren worden in bruikleen gegeven en mogen mee naar huis worden genomen. Deze blijven echter wel eigendom van de vereniging. Er wordt dus verwacht dat hier goede zorg voor wordt gedragen.
  5. Nieuwe leden kunnen de nodige informatie vinden op www.bocanto.be onder de ledenpagina.
  6. Bij de uitvoeringen dient elk lid in goed verzorgd uniform te verschijnen.
    • Voor de dames: zwarte lange broek of lange rok. Zwarte blouse met lange mouwen, zwarte schoenen en zwarte kousen. Een uniforme halsketting wordt in bruikleen gegeven en mag mee naar huis genomen worden. Iedereen draagt zorg voor haar eigen halsketting. Na stopzetting lidmaatschap wordt deze terug ingeleverd.
    • Voor de heren: zwart hemd, zwarte broek, zwarte schoenen en zwarte kousen. Een zwarte jas, afhankelijk van de gelegenheid. Een das wordt in bruikleen gegeven door het koor, deze mag mee naar huis worden genomen. Na stopzetting lidmaatschap wordt deze terug ingeleverd.
  1. Partituren worden bij uitvoeringen steeds in een zwarte kaft gestoken.
  2. Het is niet toegestaan plastieken insteekhoesjes te gebruiken op de repetities en de uitvoeringen.
  3. Het gebruik van een potlood voor aantekeningen is verplicht tijdens de repetities.
  4. In principe zijn alle leden aanwezig bij een uitvoering. Bij afwezigheid van een aantal leden beoordeelt de dirigent samen met het bestuur of de uitvoering door kan gaan.
  5. Er wordt wekelijks een aanwezigheidslijst bijgehouden door een bestuurslid. Deze lijst wordt op de jaarvergadering aan de leden getoond.
  6. Bij afwezigheid op de repetities gelieve iemand van het bestuur te verwittigen
  7. Indien men onvoldoende op de repetities aanwezig was, kan het bestuur in samenspraak met de dirigent  beslissen dat men niet kan deelnemen aan een uitvoering. Generale repetities zijn verplicht bij te wonen om aan een concert te kunnen deelnemen. De dirigent beslist over deelname uitvoering.
  8. Indien men het lidmaatschap wil beëindigen dient dit aan een bestuurslid te worden meegedeeld.
  9. Bij het eindigen van het lidmaatschap is het lid gehouden de aan hem verstrekte partituren en eventueel de das of halsketting in te leveren.
  10. Als dank voor hun lidmaatschap en inzet worden de leden om de 5 jaar gehuldigd en dit vanaf het ogenblik dat ze 10 jaar lid zijn van het koor. Deze huldiging gebeurt op het jaarlijkse koorfeest.
  11. Na stopzetting van het lidmaatschap wordt men erelid als men minimaal 25 jaar lid van Bocanto is geweest.
  12. De huldiging als erelid gebeurt op het eerstvolgende koorfeest bij aanwezigheid van het betreffende koorlid.
  13. Aan nieuwe leden wordt bij aanvang van lidmaatschap steeds gevraagd om toestemming voor gebruik van gegevens en foto’s ivm de wet op GDPR.

Lidgeld

  1. Dit bedrag wordt vastgesteld door het bestuur.
  2. Het lidgeld wordt geïnd door de penningmeester door overschrijving op rekeningnummer BE70 4570 0927 5125
  3. Het lidgeld wordt steeds betaald bij het begin van het nieuwe werkjaar.
  4. Nieuwe leden zijn eerste maand gratis lid. Vanaf dan wordt naar rato van de resterende maanden een berekening gemaakt.

Bestuur

  1. Het bestuur zorgt als geheel voor de goede werking van het koor. Met daarbij aandacht voor het administratief en financieel beheer, de uitvoering van de genomen besluiten, het goede verloop van de dagelijkse werking, van de concerten en optredens.
  2. Het bestuur vergadert ongeveer één keer per maand. De dag en het uur van vergaderingen worden in onderling overleg vastgelegd.
  3. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze zijn bevoegd om snelle beslissingen te nemen. Deze kunnen achteraf besproken worden op de volgende bestuursvergadering.
  4. Op het einde van het werkjaar, einde juni is er steeds een algemene vergadering.
  5. De muziekkeuze wordt bepaald door de dirigent in overleg met het bestuur.
  6. De piano en de elektronische piano zijn eigendom van de vereniging.
  7. Eventuele solisten worden door de dirigent in overleg met het bestuur aangeduid.
  8. In onderling overleg nemen de bestuursleden afzonderlijk verantwoordelijkheid voor de verschillende taken, eigen aan een vereniging en in bijzonder aan een zangkoor.
  9. Verantwoordelijkheden, die onder elkaar verdeeld worden zijn:
    • een goed verloop van de bestuursvergaderingen: bijeenroepen, agenda opstellen, leiden van de vergadering, verslaggeving, opvolging van de besluitvorming;….
    • secretariaatswerk: zorg voor correspondentie, voor de publiciteit, voor de ledenadministratie, voor de nodige verzekeringen en archivering.
    • Financieel beheer: boekhouding, inningen en betalingen, volledige financiële administratie
    • Public relations
    • Partiturenbeheer
    • Catering
    • Materiële zaken in verband met repetities, optredens en concerten

Algemene vergadering

  1. Er wordt jaarlijks één algemene vergadering gehouden op het einde van het werkjaar.
  2. Agendavoorstellen kunnen door de leden bij het secretariaat worden ingediend tot een week voor de vergadering.
  3. Deze vergadering omvat steeds een terugblik op het voorgaande jaar en een vooruitblik op de komende activiteiten.
  4. Ook zal op deze vergadering een financieel overzicht gegeven worden van het afgelopen jaar.
  5. Er wordt van iedere stem een lid gevraagd om het kasboek te controleren en te ondertekeen.
  6. Alle leden zijn welkom op deze algemene vergadering.

Dirigent

  1. De dirigent wordt benoemd door het bestuur. Zijn/haar bezoldiging wordt door het bestuur vastgesteld. Hij/zij mag steeds op de bestuursvergadering aanwezig zijn.
  2. De taak van de dirigent bestaat uit het wekelijks geven van repetities op de daarvoor bestemde tijden, het onder zijn/haar leiding geven van concerten en het muzikale niveau van het koor op een zo hoog mogelijk peil brengen en behouden.
  3. Hij/zij bepaalt in overleg met het bestuur de muziekkeuze.
  4. Hij/zij bepaalt in overleg met het bestuur de medewerking aan een bepaald concert.
  5. Hij/zij bepaalt in overleg met het bestuur de noodzakelijkheid van extra repetities.
  6. Hij/zij bepaalt de opstelling van het koor.

Afspraken repetitie

  1. Iedereen is stipt op tijd om de repetitie niet te storen, deze start stipt om 20u.
  2. De plaatsen op de repetities evenals de opstelling voor een concert worden door de dirigent bepaald.
  3. Bij het aanleren van een partij wordt stilte verwacht bij de andere stemmen.
  4. Gelieve met potlood zoveel mogelijk aanduidingen te maken van de door de dirigent gemaakte opmerkingen.
  5. Leden die veel afwezig zijn vertragen het tempo van het aanleren van de stukken en dienen hun verantwoordelijkheid te nemen.

Afspraken bij concerten en op het podium

  1. Men zal steeds tijdig aanwezig zijn.
  2. Het uniform dient steeds verzorgd te zijn.
  3. Er wordt verwacht dat voor een uitvoering geen alcoholische dranken gebruikt worden.
  4. Partijen worden geopend bij een teken van de dirigent.
  5. Bladzijdes worden bij het eindigen van een stuk niet omgeslagen voor er door de dirigent is afgeslagen en de muziek helemaal uitgestorven is.

Algemene afspraken

Bij een noodgeval zoals ziekte dirigent, onverwachte vraag voor het zingen van begrafenis…zal steeds de telefoonketting in gang worden gezet.
De eerste van elke stem belt het volgende lid volgens de ledenlijst.
Bij afwezigheid van het lid wordt steeds het volgend lid gebeld.
Zorg steeds dat de ketting volledig is.
Er wordt van de leden verwacht dat ze regelmatig hun e-mail checken.
Alle berichten worden via e-mail verspreid.